Wie effektiv sind Meetings in Kambodscha?

Ich bin bekannt dafür, effektive Meetings zu führen!

Ich bin in meinem gewohnten Arbeitsumfeld dafür bekannt, dass ich Wert darauf lege, dass Meetings effektiv sind, damit jeder Teilnehmer den besten Nutzen daraus ziehen kann. Während meiner Zeit in Kambodscha musste ich meine Ansprüche den kulturellen Gegebenheiten anpassen. Meine westliche Erwartungshaltung prallte auf die asiatische Kultur. Oft musste ich meine Vorstellungen überdenken, beobachten und akzeptieren. Für meine Arbeit mit unterschiedlichen Firmenkulturen hat diese Erfahrung mich einiges gelehrt.

Im Jahr 2011 habe ich mir einen Traum verwirklicht! Ich habe mit der britischen Wohltätigkeitsorganisation VSO (Voluntary Services Overseas: http://www.vsointernational.org/) ein 3-monatiges Projekt in Kambodscha absolviert. VSO engagiert sich in Entwicklungsländern dafür, die Lebensumstände der ärmsten Bevölkerungsschichten zu verbessern. Ich habe Marktanalysen für bodengehaltene Hühner, Zuchtfische und Ananas durchgeführt. Ziel der Analysen war, die Lebensbedingungen der Ärmsten zu verbessern. Dies sind in diesem Fall die Reisbauern, die durch den Anbau von Paddy Reis gerade mal ihr Existenzminimum erwirtschaften können. Zum Aufbessern ihres Einkommens züchten sie nebenher Hühner oder Fische, die sie verkaufen. Ich erstellte Studien und führte mit einem ortsansässigen Team Interviews durch. Daraufhin konnte ich wertvolle Verbesserungsvorschläge vortragen, die das Einkommen der ärmsten Bauern in den Zielgebieten verdoppelten.

In Kambodscha wurde mir ein Strich durch die Rechnung gemacht.

Während meiner Studie nahm ich an verschiedenen Meetings teil, leitete einige und trug meine Ergebnisse und Verbesserungsvorschläge den interessierten Parteien vor. Ich lege sehr viel Wert darauf, dass Meetings, an denen ich teilnehme, effektiv ablaufen. Jeder Teilnehmer sollte den größtmöglichen Nutzen von dem Meeting haben.

In der Folge stelle ich einige Regeln für effektive Meetings meinen Erlebnissen in Kambodscha gegenüber.
Regel # 1: Mobiltelefone und Laptops werden ausgeschaltet, um ein konzentriertes Meeting zu ermöglichen
Bei meiner Abschlusspräsentation habe ich etwas erlebt, das mir in meiner ganzen beruflichen Laufbahn noch nicht passiert ist. Ich hielt die Präsentation auf Englisch, war aber auf die Unterstützung meines Dolmetschers Phally angewiesen, da einige der Teilnehmer nur wenig oder gar kein Englisch sprachen. Phally dolmetschte meine Ausführungen ins Khmer, die Landessprache in Kambodscha. Im ersten Drittel der Präsentation klingelt Phallys Mobiltelefon. Ich erwartete, dass er den Anruf wegdrückt, da er gerade dabei ist, einen komplizierten Sachverhalt ins Khmer zu übersetzen. Aber er nimmt den Anruf an, kniet sich auf den Boden (versteckt sich also unter dem Tisch vor den Präsentationsteilnehmern) und verhandelt für einige Minuten am Telefon mit dem Anrufer. Ich bin in der Präsentation absolut auf Phally angewiesen, da ich die Sachverhalte nicht in der Landessprache wiedergeben kann. Die gesamte Versammlung musste also warten, bis Phally das Telefonat beendet hat, dann musste ich meinen Sachverhalt wiederholen und Phally übersetzte für die Gruppe.

In Kambodscha wird es als unhöflich angesehen, sein Telefon nicht zu beantworten. Vor allem wenn eine gesellschaftlich oder beruflich höher gestellte Person anruft, verliert man sein Gesicht, wenn man nicht ans Telefon geht. Deshalb musste Phally in dieser Situation den Anruf entgegennehmen. Die Unterbrechung des Meetings war in seinen Augen weniger unhöflich, als das Telefonat nicht zu führen.
Regel # 2: Für ein Meeting wird die notwendige Zeit angesetzt, um Sachverhalte schnell abzuhandeln und sich auf Maßnahmen zu einigen
Zu Anfang jedes Meetings muss in Kambodscha freundlicher Smalltalk gemacht werden, und es werden Snacks und Getränke angeboten. Die Abschlussbesprechung mit dem Interview Team sollte am Ende eines langen Tages vor einer eineinhalbstündigen Rückfahrt stattfinden. Statt schnell die offenen Punkte abzuhaken, wurde mir ein Plastiksieb mit frisch gekochten Krabben und Schnecken angeboten. Diese hatten die Interviewer von Reisbauern erstanden, die diese aus ihrem überfluteten Paddyreisfeld gefischt hatten.

Da weisser Reis, das Grundnahrungsmittel in Kamboscha, nicht nachhaltig satt macht, essen Kambodschaner konstant Snacks. Das können die fantastischsten exotischen Früchte sein, oder kleine Reispakete mit Fleisch oder Gemüse gefüllt. Oder auch frittierte Käfer oder andere Insekten, mit Chili und anderen Gewürzen schmackhaft angerichtet.
Regel # 3: Für ein effizientes und zielgerichtetes Meeting ist es wichtig, die richtigen Teilnehmer im Meeting zu haben
Die Interviews für die Datenerfassung fanden vor Ort bei den Bauern zu Hause statt. Mein Projekt fand zur selben Zeit statt, in der Kambodscha mit den schlimmsten Überschwemmungen der letzten Jahrzehnte zu kämpfen hatte. Die Interviews waren oft nicht sehr fokussiert, denn die Bauern hatten die gesamte Familie um sich herum versammelt, Kinder, Enkel und Großeltern, Tanten und Nachbarn. Natürlich hatten die auch ihres zu den Interviewfragen beizutragen. Oft lief auch das gesamte Federvieh der Familie zwischen unseren Plastikstühlen herum und die Kühe, die vor der Überschwemmung in Sicherheit gebracht werden mussten, standen in Reichweite.
Regel # 4: Eine offene und ehrliche Haltung wird im Meeting angestrebt
Durch die Vergangenheit von Kambodscha unter dem Khmer Rouge Regime (die Roten Khmer) ist es bis heute schwierig, Menschen in Meetings oder Interviews dazu zu bringen, offen zu sprechen. Es herrscht eine tiefverwurzelte Furcht davor, sich in der Öffentlichkeit kritisch über irgend etwas zu äußern. Dies ist natürlich schwierig, wenn man, wie ich, Verbesserungsvorschläge zum bestehenden System ausarbeiten soll. Durch die weitere Komplikation der Sprache war es für mich besonders schwierig herauszufinden, ob ich eine Aussage so akzeptieren konnte, oder ob ich weiter bohren sollte. Ich konnte mich auch nicht auf Gestik oder Mimik verlassen, denn die können zwischen den zwei Kulturen nicht übertragen werden.
Regel # 5: Maßnahmen werden mit der verantwortlichen Person und Datum festgehalten, Personen sind für die Erledigung im Zeitrahmen selbst verantwortlich
Da ich nur drei Monate Zeit hatte, um meine Analyse in Kambodscha abzuschließen, war ich unter großem Zeitdruck und habe einen Zeitplan erstellt und an die interessierten Parteien verteilt. In den Meetings habe ich desweiteren Termine mit verschiedenen Personen vereinbart. Mir war im Vorfeld nicht klar, dass ich zu einer Zeit mit vielen religiösen Festen und Zeremonien an diesem Thema arbeiten würde. Es ist mehrmals geschehen, dass ich am Vortag oder am Tag selbst erfahren habe, dass das Büro geschlossen ist und die Mitarbeiter über das lange Wochenende oder für die nächste Woche in ihre Heimatdörfer gereist sind, um das religiöse Fest mit ihrer Familie zu verbringen. Zwar gab es im Büro einen Feiertagskalender, aber die Bräuche waren den Kambodschanern so präsent, dass ihnen nicht einfiel einer Barang (Ausländerin) mitzuteilen, welche Auswirkungen das auf den Zeitplan haben könnte. Hier spielt auch wieder der Punkt unter Regel # 4 hinein, nie hätte jemand meinen Zeitplan kritisiert.

Gerade im Zusammenhang großer Änderungsprogramme ist es wichtig, Meetings effektiv zu leiten, um die vereinbarten Ziele erreichen zu können. Wenn effektive Meetings in Ihrem Unternehmen noch Zukunftsmusik sind, kann ich gerne ein Meetings-Audit bei Ihnen vornehmen und Feedback oder Coaching anbieten. Nehmen Sie gerne mit mir Kontak auf!